Stap 1: Integreer IMVO in beleid en managementsystemen

Maak IMVO onderdeel van het beleid. Veranker in de gedragscode en de jaarrapportage. Maak het zichtbaar in aanbesteding, inkoopprocedures en contracten met handelsrelaties en leveranciers.

Ga proactief aan de slag met het verbeteringsproces in beleid. Want: voorkomen is beter dan genezen! Hoe gaat het bedrijf om met de afgesproken normen en uitgangspunten? Belangrijk is dat het niet beperkt wordt tot een afvinklijstje, maar dat er serieus werk wordt gemaakt van een proactief verbeteringsproces. Wordt er bijvoorbeeld kinderarbeid in de keten geconstateerd, start dan een proces op waarmee kinderen uit het arbeidsproces en op school terecht komen.

Kernelementen van het verbeteringsproces

Focus op verbetering
Een verbeteringsproces heeft een duurzamer effect dan het uit de keten halen van een bepaalde producent omdat deze niet voldoet aan de normen. Het motto is dus niet uitsluiting, maar verbetering.

Betrekken van stakeholders
CNV pleit bij de toepassing en controle voor het betrekken van sociale partners en andere relevante maatschappelijke organisaties, de zogenaamde stakeholders. Dit kunnen zijn: vakbonden, andere werknemersvertegenwoordigingen (OR), werkgeversorganisaties, mensenrechtenorganisaties, bewonersorganisaties of milieuorganisaties.

Transparantie
Soms zijn gegevens niet bekend, waardoor een onderneming moeilijk kan aangeven of voldaan wordt aan de normen. Stelregel moet dan zijn: maak bekend wat bekend is, en geef aan welke inspanning geleverd wordt om wel te voldoen aan de normen, met daaraan een realistisch tijdpad gekoppeld. Ook wordt transparantie over wat (nog) niet is gelukt aangemoedigd.

Communicatie (training)
Bij zowel werknemers, als leveranciers, klanten, aandeelhouders en commissarissen moet duidelijk zijn welke MVO-normen gehanteerd worden en wat ondernemingsbeleid is.

Mogelijke activiteiten

Leg IMVO-ambities, beleid en prestaties vast in alle lagen van het bedrijf en bedrijfsprocessen, gedragscodes voor leveranciers en leverancier-contracten

Stel een IMVO-beleid op en communiceer hier duidelijk over. Omschrijf hierin de plannen van de onderneming voor de praktische toepassing van due diligence, die relevant zijn voor de eigen activiteiten, toeleveringsketen en andere zakelijke relaties. Het beleid moet de risico’s door de hele keten benoemen, ongeacht of het risico zich slechts in een bepaalde schakel voordoet of niet. Herzie het beleid en pas het regelmatig aan op basis van nieuwe inzichten. Onder andere in het opstellen, beoordelen van (mvo) rapportages, jaarverslag

Maak een medewerker op managementniveau verantwoordelijk voor (I)MVObeleid en prestaties. Zorg dat IMVO op de bestuursagenda besproken wordt
Stel IMVO Key Performance Indicators op die specifiek, meetbaar, haalbaar maar ook ambitieus, realistisch en tijdsgebonden (SMART) zijn
Het opgestelde IMVO-beleid kan het beste goedgekeurd zijn op het hoogste bestuurlijke niveau en gemaakt zijn op basis van zowel interne als externe expertise d.m.v. stakeholderconsultaties.
Beleid dient publiek beschikbaar te zijn, laat zien dat je actief betrokken bent bij IMVO en plaats het vindbaar op de website!
Stel een Engelstalige gedragscode (‘Code of Conduct’) op voor leveranciers, en attendeer hen hier actief op

Onderschrijf de gedragscode van de brancheorganisatie
Plannen voor offshoring/outsourcing. Spreek aan het begin van het proces een algemeen kader af over waar er precies op gelet moet worden
Bij het selectieproces van bedrijven/landen (hoe staat het met de ratificatie van ILO verdragen en de naleving ervan in een land)
Bij het opstellen van contract en service level agreement; hierbij moeten afspraken gemaakt worden over sociale normen en de rapportage hierover
Het formuleren van beleid over de aanname van buitenlandse werknemers
Het formuleren van beleid over inkopen/aanbesteden
Het formuleren van investeringsbeleid voor het pensioenfonds; welke duurzaamheidsvereisten worden gesteld (zie hiervoor ook de herziene CNV beleggingscode)
Het formuleren van investeringsbeleid van O + O fondsen en Sectorfondsen
Het opstellen van een International Framework Agreement

Handige tools

Checklist Vakbondsvrijheid
CNV Internationaal heeft een handige checklist ontwikkeld met vragen die vertegenwoordigers van grote merken kunnen stellen. Zo kunnen zij zelf ook beter inzicht krijgen over hoe het zit met de vakbondsvrijheid in de praktijk in hun buitenlandse vestigingen of bij leveranciers.

Brochure Inkopen met respect voor mensenrechten
Fairtrade Nederland ontwikkelde in samenwerking met o.a CNV Internationaal deze duidelijke handreiking voor inkopers, aanbesteders en gemeenteraadleden.

Ruggie Principes en handleiding
De Ruggie Principes beschrijven de plicht van overheden en de verantwoordelijkheid van bedrijven om mensenrechten te respecteren. De principes zijn toe te passen voor bedrijven en sectoren, zowel binnen als buiten Nederland. CNV maakte een praktische handleiding over de Ruggie Principes, speciaal voor bedrijven, vakbondsbestuurders, kader- en or-leden.

MVO Referentiekader
Met dit referentiekader maakt het MVO Platform (waar CNV deel van uit maakt) duidelijk welke verwachtingen het heeft van het bedrijfsleven op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Code of Ethics
Voorbeelden van bedrijven die niet alleen een Code of Conduct (gedragscode) hebben opgesteld maar zelfs een Code of Ethics zijn Philips en Unilever.