La CNV ha elaborado Normas para el buen uso de medios sociales * son muy utiles para cada organización o empresa
*(En aquellos lugares en los que se indica CNV se puede incluir el nombre de su organización o empresa)
Los medios sociales le ofrecen oportunidades para mostrar que está orgulloso de su trabajo y pueden contribuir a crear una imagen positiva de la empresa, de la institución para la que trabaja. Compartir información y conocimientos con grupos con los que tradicionalmente la comunicación era escasa, puede conllevar a mejorar la imagen del ambiente organizacional.
Al igual que cuando llegaron el correo electrónico e Internet, en este momento también se plantean preguntas sobre el uso de medios sociales en las organizaciones. Diferenciar entre temas privados y temas laborales no es tan sencillo como parece. Cuando aparecen nuevos desarrollos, lo habitual es que algunas empresas y trabajadores vean más amenazas que oportunidades, mientras que otros, al contrario, ven más oportunidades que amenazas. Estas normas se han elaborado para que las diferentes opiniones sobre el uso de medios sociales en las organizaciones no conlleven a malentendidos.
Los trabajadores de la CNV pueden participar activamente en los medios sociales, siempre que esto no afecte negativamente a su trabajo. Dependiendo del puesto desempeñado por un trabajador, el uso de medios sociales puede ser más o menos recomendable. La gerencia y los trabajadores deben llegar a acuerdos al respecto.
Estas normas solo son aplicables en aquellas situaciones en las que existe (o puede existir) una superposición entre vida laboral y vida privada. Los blogs, foros y redes en los que usted solo participa como persona privada - relacionados con aficiones, familia y otras actividades, que no tienen nada que ver con la situación laboral - quedan explícitamente excluidos de la aplicación de las presentes normas.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- El uso de medios sociales se produce en tiempo real. Con solo un clic, su mensaje se publicará directamente en línea.
- Es posible que la información publicada en línea no se elimine nunca. Eliminar (o encargar que se elimine) información a posteriori no siempre es sencillo. Por lo tanto, debe estar seguro de lo que desea expresar mediante texto, imagen y sonido - y no solo para ese momento determinado. Por ejemplo, las empresas suelen utilizar Google para obtener información sobre los solicitantes de empleo.
- Una vez publicado un mensaje, no es habitual eliminarlo. Con un solo clic (en tiempo real), los mensajes erróneos también se publicarán en línea. Debe intentar ser el primero en corregir sus propios errores, sin que esto signifique modificar o eliminar mensajes anteriores. Cuando decida modificar un mensaje, debe indicar que usted es el único que modifica el mensaje. En caso de eliminación, debe ofrecer una buena razón para hacerlo.
- También debe tener en cuenta los derechos de imagen, autor y citas establecidos legalmente. Está prohibido publicar una obra, o parte de la misma, sin autorización del autor. El incumplimiento de esta ley puede conllevar a una multa de cientos de euros.
- Los modales en línea son los mismos que los generalmente aceptados fuera de línea. Respete a las personas a las que se dirige. No se permiten los mensajes molestos, insultantes u obscenos. Se debe respetar la privacidad de los demás.
- Su respuesta a otras personas debe ser una respuesta meditada y fundamentada. Si solo da su opinión, sin fundamentarla, contaminará el debate y su texto dirá más sobre la persona que lo escribe que sobre el tema en cuestión. Recuerde que este tipo de respuesta también puede aparecer en Google.
- En algunos casos, los medios sociales provocan que se cree una zona gris entre asuntos privados y laborales. Cuando escriba en un blog personal sobre su trabajo, puede incluir un aviso de exención de responsabilidad (véase ejemplo al final del documento), en el que indique que publica su punto de vista personal y que éste no tiene por qué corresponderse con el punto de vista de la organización.
Normas para el uso de medios sociales
- Los trabajadores intentan compartir conocimientos y otra información valiosa, siempre que dicha información sea fiable y no dañe a la CNV. Los trabajadores solo publicarán información confidencial o información relacionada con la marca cuando así se les solicite. Antes de publicar conversaciones se debe solicitar la correspondiente autorización al superior o al departamento responsable de la persona en cuestión.
- Los trabajadores no pueden proporcionar información confidencial de, y/o que pueda perjudicar a, clientes, contrapartes o proveedores sin su consentimiento. En este caso, se debe distinguir entre información relacionada con el producto e información relativa a la persona o empresa.
- Preste especial atención cuando su publicación se refiera a un cliente o a la competencia, o cuando entre en un debate con un cliente o con la competencia. La información errónea o mal redactada puede conllevar a que se produzcan efectos adversos para la CNV.
- La CNV fomenta el diálogo abierto y el intercambio de ideas, así como la compartición de conocimientos. Los trabajadores que publican en un sitio web (o en otro medio social), diferente del sitio web de la CNV, refiriéndose a un asunto que puede estar relacionado con la CNV, deben indicar claramente que publican a título personal. Cuando los trabajadores hablan en nombre de la CNV, indicarán su organización y
cargo.
- Los directores, gerentes, encargados y todos aquellos que promueven la política y estrategia en nombre de la organización, tienen una responsabilidad especial con respecto al uso de los medios sociales. Para algunos puestos, es aplicable que siempre se le considera un miembro de la CNV – incluso cuando indica que se trata de una opinión privada. En función de su cargo, los trabajadores deben comprobar si pueden o no publicar a título personal.
- Los trabajadores son personalmente responsables del contenido que publican en blogs, wikis, foros y en otros medios que se basen en contenido generado por usuario, en tanto en cuanto dicho contenido no se corresponda con su cargo. Deben ser conscientes de que aquello que publican será público durante un largo periodo de tiempo, con las correspondientes consecuencias que esto podría tener para su privacidad.
- Cuando un debate en línea amenace con degenerar en otro tema o, en el peor de los casos, se degenere completamente, se debe poner en contacto con el departamento/persona responsable para consultar la estrategia a seguir.
- En el caso de que surja la mínima duda con respecto a una publicación o a la posible vinculación con la CNV, le recomendamos que se ponga en contacto con su superior o con el departamento/persona responsable.
Normas para el uso de Intranet:
Los blogs y las redes sociales en las que se publica con el nombre de la CNV, se deben utilizar de tal manera que esto añada valor a los objetivos empresariales de la CNV. Debe contribuir a que usted, sus compañeros, clientes y contrapartes puedan realizar mejor su trabajo y debe ayudar a resolver problemas, así como a mejorar las aptitudes y conocimientos.
Ejemplo de aviso de exención de responsabilidad en un blog:
“© (año de inicio de publicación en línea del sitio web) (su nombre). Los puntos de vista y opiniones incluidos en este sitio web, son las opiniones personales de (su nombre) y están desvinculadas de los eventuales puntos de vista oficiales de (la organización). (Su nombre) no es responsable del contenido de las declaraciones y respuestas de terceros en los textos aquí publicados.”
